RÉSUMÉ DU POSTE :   

Le responsable financier et administratif est responsable de la gestion des flux de trésorerie, du plan comptable, des rapports financiers au bureau d'EngenderHealth à Washington ; de la sensibilisation et de l'assistance technique aux partenaires du consortium de mise en œuvre du projet au Bénin ; des rapports financiers et de la surveillance de la diligence raisonnable des subventions du projet aux partenaires locaux ; et de la garantie du respect des règles et réglementations d'EngenderHealth et des donateurs dans toutes les dépenses. Le responsable financier travaillera en étroite collaboration avec le directeur financier du projet mondial et le responsable principal des opérations mondiales et sur le terrain, et sera responsable de la supervision opérationnelle financière grâce à l'utilisation de QuickBooks/SAGE pour le reporting, le suivi et la gestion quotidienne des finances du projet. Le responsable fournira également une large gamme de services de gestion et de soutien au bureau, notamment en assurant le bon fonctionnement du bureau, en servant de personne-ressource pour la gestion de toutes les activités liées à l'approvisionnement et des fonctions contractuelles avec le soutien de l'équipe du siège social.   

FONCTIONS ESSENTIELLES :   

Administratif et RH :   

• Soutient les opérations du bureau en maintenant les systèmes administratifs du bureau, tels que, sans s'y limiter, les processus d'autorisation/approbation, l'utilisation des technologies de l'information, le nettoyage et l'entretien des locaux du bureau et des véhicules, la documentation et la distribution de fournitures de bureau au personnel, la gestion des imprimantes communes, etc., et la supervision du personnel administratif, selon les besoins.   
• Fournit des services de bureau tels que : l'organisation des opérations et des procédures du bureau, la gestion de la correspondance, la conception et la maintenance des systèmes de classement, l'élaboration et la révision des demandes de fournitures, ainsi que l'attribution et le suivi des fonctions administratives.   
• Gère et maintient la conservation, la protection, la récupération, le transfert et l'élimination des dossiers conformément aux normes EngenderHealth.   
• Maintient l'efficacité du bureau en planifiant et en surveillant un système d'attribution d'équipements, de mobilier et de fournitures de bureau au personnel, aux systèmes d'aménagement du bureau, ainsi qu'à l'approvisionnement et à l'entretien des équipements.   
• En collaboration avec le représentant du pays et le ministère de l'Intérieur, met en œuvre les politiques du bureau en suivant les normes et les procédures, en mesurant les résultats par rapport aux normes et en effectuant les ajustements nécessaires.   
• En collaboration avec le siège social, élaborer le manuel des ressources humaines des employés, le déployer au bureau et surveiller sa mise en œuvre.   
• En collaboration avec le ministère de l'Intérieur en tant que responsable des ressources humaines du bureau extérieur, soutenir le recrutement du personnel, la sélection, l'orientation, la formation et l'encadrement des employés, selon les besoins/le cas échéant.   
• Soutenir le représentant du pays et le personnel technique du projet pour planifier, programmer et promouvoir les événements du bureau, y compris les réunions, les conférences, les entretiens, les orientations et les sessions de formation.   
• Contribuer à l’effort d’équipe en obtenant les résultats souhaités, selon les besoins.   

Finance   

• L'examen de tous les documents financiers destinés au paiement est contrôlé pour l'exhaustivité, l'exactitude et la validité des données financières, y compris la classification comptable et les calculs ; la préparation des chèques, des paiements et des dépôts bancaires.   
• Préparation du bon de paie pour enregistrer le décaissement de la paie et déclaration et paiement de toutes les paies et taxes   
• Aider à la coordination des déplacements du personnel du programme, du personnel technique international et/ou des consultants et à la préparation et au traitement des rapports de dépenses (organisation des vols, réservations d'hôtel et logistique, comme les indemnités journalières, les visas et l'approbation des donateurs, le cas échéant).   
• Lors de l'examen de tous les documents financiers destinés au paiement, l'exhaustivité, l'exactitude et la validité des données financières sont vérifiées, y compris la classification comptable et les calculs.   
• Enregistrement des transactions financières dans QuickBooks/SAGE et préparation des rapports mensuels sur le terrain   
• Suivi des transactions du compte bancaire, examen et rapprochement du compte bancaire sur une base mensuelle et gestion et exécution d'autres tâches assignées par le représentant du pays, le responsable technique de MOMENTUM Safe Surgery au Bénin et le directeur financier mondial de MOMENTUM Safe Surgery en planification familiale et obstétrique.   

EXIGENCES:   

• Baccalauréat ou autre diplôme équivalent en comptabilité, en finances, en administration des affaires ou dans un autre domaine connexe   
• Expérience de gestion de bureaux d’ONG internationales.   
• Au moins 5 ans d'expérience progressive en tant que responsable financier et administratif.