1. RATTACHEMENT ET MISSIONS 

Département: Direction des Finances et de l'Approvisionnement 

Supérieur hiérarchique: Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats 

Responsabilité de supervision: Assistants 

Collaborateurs directs : Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats, Chef Service Passation de Marchés, Chef Service Contrats et Suivi Exécution des Marchés, Directeur des Finances et de l'approvisionnement, Secrétaire Administrative, Coordonnatrice Secrétariat de Direction, Comptables, Coordonnateurs Financiers, Chefs Services Coordonnateurs/Coordonnatrices des Programmes, Equipe du magasin

1. TACHES, RESPONSBILITES ET APTITUDES SPECIFIQUES AU POSTE

Le/la Chef.fe Service approvisionnement appuie la Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats pour les tâches suivantes : 

➤ Recevoir et analyser les requê tes, les codes comptables, spé cifications techniques et quantité s né cessaires et les enregistrer ; 

➤ Traiter les requê tes portant sur les achats directs et transfé rer celle né cessitant une procé dure d'acquisition au Spé cialiste des Approvisionnement et Passation de Marché s ; 

➤ Etablir les bons de commandes et veiller à la validation suivant la matrice ; 

➤ Organiser la ré ception, des commandes et participer au contrô le de qualité des biens et services, liaison entre le magasin les acteurs et gestion des ré clamations issues de la non-conformité , 

➤ Evaluer la prestation de service des diffé rents prestataires de services ou de fourniture de biens objet des commandes et en dégager l'évaluation annuelle,

➤ Réceptionner les sommaires de devis pour traitement ; 

➤ Faire régulièrement le suivi des commandes en cours et veiller aux différentes correspondances adressées aux prestataires ; 

➤ Relancer les prestataires par mail et par courrier en cas de retard de la livraison ou de facturation ; 

➤ Faire systé matiquement les vé rifications des prestataires sur le site (Bridger In- sight) avant la signature de tout bon de commande ; 

➤ Veiller à l'archivage chronologique, é lectronique et physique des documents relatifs aux diffé rentes commandes ; 

➤ Procéder au traitement, et au suivi des factures dans le dé lai ; 

➤ Pré parer au besoin les documents de la source unique et obtenir les validations suivant la matrice d’autorité ; 

➤ Organiser les ouvertures de plis, l'é valuation des offres et l'attribution de marché s afin de pouvoir conseiller utilement les acteurs impliqué s dans le processus de Passation de Marché s ; 

➤ Suivre la politique de gestion des BAT et l'état d'avancement des commandes pour garantir les délais de livraison ;

➤ Numériser toute la documentation des bon de commandes pour alimenter tous les fichiers et bases de données conçus pour nécessité de travail et extraction des rapports mensuels (OPO, Attache file, Bridger Insight, fichier des com- mandes engagées, fichier des requêtes, évaluation des prestataires, suivi des achats objet des accords-cadres...);

➤ Etablir les attestations de bonne fin d'exécution; Elaborer au besoin les dossiers de demande d'admission en franchise; 

➤ Faire le point hebdomadaire d'achat des biens meubles réceptionné s au magasin et des requêtes en cours de traitement ; 

➤ Faire un rapport journalier et hebdomadaire de toutes les tâches exécutées ;

➤ Assurer l'efficacité de l'organisation des activités entre tous les services ; 

Proposer des améliorations aux processus d'approvisionnement pour accroître l'efficacité et la conformité des pratiques. 

1. PROFIL RECHERCHE 

Les candidats doivent posséder les qualifications, expériences et aptitudes suivantes : 

➤ Être au moins titulaire d'un diplô me de niveau BAC+3 en Passation de Marché s ou tout autre domaine pertinent, dé livré ou homologué par l'Etat Bé ninois ou une é cole publique de formation ; 

➤ Avoir au moins trois (03) années d'expérience pratique à des postes liés à la Passation de Marchés ; 

➤ Avoir au moins deux (02) anné es d'expé rience à des niveaux de responsabilité de plus en plus é levé s dans le domaine de l'approvisionnement ou de la Passation de Marchés ; 

➤ Avoir au minimum deux (02) années d'expérience pratique en matière d'acquisition et de Passation de Marché s dans une ONG internationale, avec une bonne connaissance des enjeux et dé fis lié s aux marché s publics, à la redevabilité , la transparence et le respect des délais dans la gestion des processus d'acquisition des projets de développement financés par les bailleurs de fonds ; 

➤ Avoir une bonne connaissance de l'environnement Microsoft Office notamment dans l'utilisation des logiciels de traitement de textes et de tableurs ; 

➤ Excellente aptitude en communication é crite et orale ; 

➤ Capacité à coordonner les efforts pour l'atteinte des objectifs ; 

➤ Compé tence organisationnelle avé ré e avec une vé ritable aptitude à gé rer simultané ment de multiples tâ ches de faç on professionnelle.

Le dossier de candidature devra comporter les pièces suivantes :

✓ Une lettre de motivation précisant le titre du poste adressé au Directeur Exécutif, les contacts téléphonique et électronique du soumissionnaire, les nom et prénoms, les expériences et acquis liés à la présente mission ;

✓ Un Curriculum Vitae détaillé précisant les diplômes (année et lieu d'obtention), la durée (mois et années) et les expériences pertinentes, les adresses mail et contacts d'au moins trois personnes de référence ;

✓ Les copies des diplômes et attestations ou certificats de travail ;

✓ Une copie de la carte CIP, de la carte d'identité biométrique ou du passeport ;

✓ Une copie du questionnaire de déclaration de conflits d'intérêt dûment remplie et signée (critère éliminatoire).

Les candidat(e)s remplissant les conditions requises sont invité(e)s à soumettre, au plus tard le 10 Novembre 2024 leur dossier de candidature avec toutes les pièces jointes obligatoirement en un seul fichier PDF nommé DOSSIER NOM_PRENOM via l'adresse mail : recrutement@abmsbj.org avec en objet strictement écrit : "CANDIDATURE AU POSTE DE (TITRE DU POSTE)".

NB :

• Tout dossier incomplet ou ne respectant pas le délai et le format indiqué ne sera pas étudié ;
• ABMS/PSI Bénin se réserve le droit d'annuler ce processus de recrutement ou de ne pas y donner suite ;
• Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contactés pour la suite du processus ;
• Les procédures d'acquisition des talents de l'ABMS/PSI reflètent notre engagement à protéger les droits et la dignité de toute personne notamment les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l'exploitation.
• ABMS/PSI est un environnement genre sensible et respectueux de l'égalité de chances sur une base compétitive.

Pour toute information complémentaire, veuillez contacter le 96 74 12 63, 96 95 13 83 ou le 94 42 16 88 ou le site web de l'ABMS: www.abmsbj.org et sa page facebook.

QUESTIONNAIRE DE DIVULGATION DE CONFLITS D'INTERET PRE-EMPLOI 

1. Avez-vous des membres de votre famille ou des proches parents employés par PSI dans l'un de ses sites nationaux ou internationaux ? - Oui/Non (Si oui, veuillez préciser le nom, la relation, le bureau pays)

2.  Êtes-vous un employé actuel ou ancien de l'un des partenaires ou donateurs actuels de PSI/ABMS au cours des deux dernières années ? USAID, PAYS-BAS, WHP, UNITAID - Oui/Non (Si oui, veuillez préciser l'entité, le rôle, les dates)

3.Êtes-vous au courant d'une implication passée ou potentielle de votre part ou de l'un de vos proches ou de votre réseau proche qui pourrait être interprétée comme un conflit d'intérêts possible ou réel ou une loyauté conflictuelle de votre part avec PSI/ABMS? - Oui/Non (Si oui, veuillez préciser Nom/Position/Relation/Entité)

4.Avez-vous été référé par quelqu'un qui est actuellement consultant ou employé de PSI/ABMS? - Oui/Non (Si oui, veuillez préciser Nom/Poste/Relation

Date………………………………………………………………

Nom & prénoms... ……………………………………………………………

Signature……………………………………………………………………………