FONCTIONS

Sous la direction du Coordinnateur Pays (CP), le Responsable de recherche supervise les programmes et le personnel de l’unité de recherche. Au sein de son unité, le/la responsable de recherche dirige l’équipe d’IMPACT afin d’atteindre l’excellence en matière de programmes et de garantir le plus haut niveau d’impact et de responsabilité, tout en assurant la conformité aux directives et aux normes d’IMPACT. En tant que membre de l’équipe de direction du pays, il/elle contribue à l’élaboration et à la mise en œuvre de la stratégie nationale d’IMPACT, et promeut la vision et les valeurs fondamentales de l’organisation dans l’ensemble de la mission. Dans le cadre de sa mission, le/la Responsable de recherche sera hébergé(e) par Acted et se conformera donc pleinement aux règles et règlements d’Acted en matière de sécurité, de ressources humaines, d’administration et de logistique et, en coordination avec Acted, s’assurera que le personnel d’IMPACT dans son unité s’y conforme.

Les responsabilités du/de la responsable de recherche (RM) sont les suivantes:

ANALYSE DU CONTEXTE

En accordant une attention particulière à l’orientation technique, programmatique et institutionnelle de son unité, et en coordination avec le CP, le RM veille à ce qu’IMPACT ait une compréhension actualisée de ce qui suit :

• La situation socio-économique du pays, l’impact d’une crise et la situation de l’aide/humanitaire ;
• Les mécanismes de planification, de coordination et de réponse de l’aide/humanitaire, ainsi que les principales parties prenantes de l’aide/humanitaire.
• Développer et superviser la mise en œuvre d’une stratégie d’unité en alignement avec les priorités nationales et mondiales, et pleinement intégrée à la stratégie du pays ; jouer un rôle de premier plan dans l’identification des opportunités stratégiques pour renforcer le travail d’IMPACT dans le pays dans le cadre de son unité ; en particulier :
  • Consolider et renforcer la programmation et les opérations en cours au sein de l’unité;
  • S’assurer que les activités de l’unité sont pertinentes et ont un impact mesurable sur l’aide/la réponse humanitaire ;
  • Identifier de nouveaux programmes et approches dans lesquels l’unité peut apporter une valeur ajoutée à l’aide/réponse humanitaire ;
  • Assurer le suivi des opportunités de développement de programmes et de renforcement des interventions de l’unité ;
  • En coordination avec le CP, identifier les opportunités de financement pour consolider, renforcer et/ou étendre les programmes de l’unité ;
  • S’assurer que les membres de l’équipe au sein de l’Unité sont conscients de la stratégie de l’Unité (ainsi que de la stratégie nationale et mondiale) et de leur contribution et de leur rôle au sein de celle-ci.

PLANIFICATION DE LA RECHERCHE

• S’assurer que toutes les recherches soient planifiées conformément aux objectifs pertinents des projets et des programmes et à la stratégie de l’unité ou du pays.
• S’assurer que toutes les recherches soient conformes aux directives du service de recherche du siège d’IMPACT et aux autres directives pertinentes ;
• S’assurer que l’analyse des données secondaires requise ait été réalisée en vue d’une évaluation ;
• Pour chaque évaluation, examiner les TdR avant qu’ils ne soient envoyés à Genève pour validation et s’assurer que les TdR soient validés par le siège avant le début de toute collecte de données ;
• S’assurer que les TdR soient compris et utilisés par le personnel d’évaluation et les parties prenantes, et mis à jour si nécessaire ;
• Suivre les progrès et les retards de toutes les évaluations assignées tout au long du cycle de recherche. S’assurer que les retards ou les défis identifiés pour des évaluations spécifiques soient signalés au CP et au département de recherche du siège en temps utile.
• S’assurer que les parties prenantes et les partenaires concernés soient impliqués dans la conception et la planification de l’évaluation.

MISE EN OEUVRE DE LA RECHERCHE

• S’assurer que les collecteurs de données soient identifiés et formés pour la collecte des données primaires ;
• Contrôler la collecte des données, en veillant à sa mise en œuvre correcte conformément aux termes de référence convenus ;
• S’assurer que le coordinateur pays, le département de recherche d’IMPACT au siège et le directeur des programmes pays soient alertés de tout problème empêchant la mise en œuvre complète de la méthodologie conformément aux termes de référence convenus ; s’assurer que tous les changements apportés à la méthodologie soient documentés tout au long de la mise en œuvre ;
• S’assurer que les processus logistiques, financiers, administratifs, de sécurité et de ressources humaines directement liés au travail de l’unité et à l’évaluation en cours aient été correctement mis en œuvre et coordonnés avec les services Acted concernés.
• S’assurer que des mises à jour régulières de la situation sur la collecte des données aient été produites et diffusées aux homologues concernés d’IMPACT, d’Acted et de l’extérieur. Fournir un soutien et assurer le suivi des défis identifiés au cours du processus de collecte des données ;
• S’assurer que toutes les données collectées soient stockées conformément aux directives de gestion des données d’IMPACT et aux termes de référence (annexe du plan de gestion des données) ;
• S’assurer que les données soient révisées et nettoyées, et que toutes les révisions soient enregistrées ;
• Superviser l’analyse des données collectées conformément aux termes de référence ;
• S’assurer que des techniques significatives soient utilisées pour analyser les données collectées ;
• S’assurer que les données et leur analyse soient validées par le siège d’IMPACT avant la phase de rédaction du produit ;
• S’assurer que les données et leur analyse ne contiennent pas d’informations personnelles et soient validées par le siège d’IMPACT avant d’être partagées avec des parties externes.
• Maintenir une communication régulière avec le siège d’IMPACT sur l’avancement et les délais des produits écrits ;
• Veillez à la rédaction de produits d’évaluation précis et opportuns (rapports, fiches d’information, etc.), conformes aux directives et aux normes de qualité d’IMPACT ;
• Réviser tous les produits avant qu’ils ne soient envoyés au CP ou au siège d’IMPACT pour validation ;
• S’assurer que tous les produits écrits soient validés par le siège d’IMPACT avant leur diffusion externe.

PARTAGE DES CONNAISSANCES ET PROCESSUS D’APPRENTISSAGE

• Assurer le développement et l’application d’un système/plan de suivi et d’évaluation pour chaque programme au sein de l’unité, conformément aux directives de suivi et d’évaluation d’IMPACT ;
• Diriger les évaluations internes et externes des programmes, si nécessaire, et assurer l’exécution des évaluations de base, périodiques et finales, si nécessaire ;
• Veiller à ce que l’unité tire des enseignements des meilleures pratiques pertinentes en interne et en externe, tant au niveau national qu’international, et mettre ces enseignements à la disposition d’autres programmes ; organiser un atelier de révision des programmes et documenter les enseignements tirés à la fin de chaque programme.
• Partager et consolider les connaissances au niveau de l’unité, avec la SMT du pays et (le cas échéant) avec les unités globales et les communautés de pratique.
• Organiser et participer à des exercices de partage des connaissances et des leçons apprises entre agences et entre parties prenantes.

GESTION DU CYCLE DE PROJET

• Gestion des projets et des subventions
  • Gestion de tous les cycles de projets et de subventions au sein de son unité (en coordination avec le CP).
  • Assurer le suivi des processus internes de gestion du cycle de projet (réunions de lancement/fin, fiches de projet, etc.), ainsi que des exigences externes en matière de rapports aux donateurs.
  • Contrôler la réalisation des résultats, les taux d’absorption des liquidités et assurer l’achèvement des projets dans les délais impartis en examinant les BFU, les fiches d’information sur les projets et les rapports de projet ;
  • S’assurer que les obligations contractuelles soient respectées en termes de livrables et de rapports narratifs et financiers, en étroite coordination avec le CP, et (le cas échéant) avec les départements PD et financier d’Acted ;
  • S’assurer que les indicateurs contractuels de suivi et d’évaluation soient identifiés et suivis en temps voulu ;
  • Fournir un soutien ad hoc à la mise en œuvre du projet en résolvant les problèmes et en éliminant les points de blocage ;
  • Assurer une contribution adéquate aux outils de suivi des projets et des propositions par la soumission en temps voulu de l’outil RFU (Reporting Follow Up) mis à jour mensuellement.
• Gestion financière
  • Anticiper les risques financiers et les lacunes dans le financement ;
  • Contrôler les budgets des projets au sein des unités afin d’éviter les sous-dépenses et les surdépenses, en liaison avec le CP et (le cas échéant) les départements finance d’IMPACT et d’Acted ;
  • Assurer un reporting financier précis et opportun, en lien avec le CP et (le cas échéant) les départements finance d’IMPACT et d’Acted ;
  • Assurer un suivi précis des dépenses budgétaires et des prévisions, en lien avec le CP et (le cas échéant) avec IMPACT et Acted finance ;
• Gestion des actifs et de l’informatique
  • Assurer une gestion appropriée des actifs ;
  • Assurer des systèmes informatiques appropriés, la sauvegarde des données et la protection contre les logiciels malveillants ;
  • Assurer des moyens de communication suffisants et fiables ;
  • Assurer un lien régulier avec le centre du siège d’IMPACT et (le cas échéant) avec les départements logistique et informatique d’Acted ;
  • Assurer l’utilisation du serveur du pays pour le stockage sécurisé et le partage de la documentation interne.

GESTION ET DIRECTION D’EQUIPE

• Leadership
  • Assurer le leadership au sein de son unité ainsi qu’au sein de l’équipe de direction du pays.
  • Transmettre les valeurs et la vision d’IMPACT, ainsi que leur déclinaison au sein de son unité.
• Gestion du personnel
  • S’assurer que le personnel de son unité comprenne et soit capable d’assumer ses rôles et responsabilités ;
  • Veiller à ce que tous les membres du personnel de l’unité disposent de termes de référence, de plans de travail et d’indicateurs de performance clés clairs et régulièrement mis à jour, en fonction desquels leurs performances seront évaluées ;
  • Promouvoir l’esprit d’équipe, la productivité et le bien-être du personnel ;
  • Encadrer et soutenir l’équipe de l’unité pour renforcer ses capacités et améliorer son efficacité et ses performances ;
  • Gérer les conflits interpersonnels au sein de l’unité ;
  • Assurer une mise à jour régulière avec le CP/RP sur le potentiel du personnel, la gestion de carrière, les opportunités de formation, les questions contractuelles, les difficultés rencontrées ou exprimées par le personnel sur le terrain ;
  • S’assurer que la communication et le lien avec le CP/RP et (le cas échéant) les RH du siège soient établis immédiatement en cas de problème de RH d’un membre de l’unité ;
  • S’assurer que tout le personnel de l’unité reçoive une introduction et une formation appropriées à son arrivée/embauche ;
  • S’assurer que tout le personnel de l’unité reçoive une formation régulière sur le code de conduite et les politiques d’IMPACT.
• Administration et gestion des RH
  • En soutien au CP, veiller à l’identification et au recrutement transparents et rapides du personnel travaillant dans l’unité ;
  • En coordination avec le CP/RPet (pour le personnel national, le cas échéant) les RH d’Acted, adapter de manière proactive la structure du personnel de l’unité aux besoins et au financement ;
  • Développer et mettre à jour l’organigramme de l’unité pays et le plan de recrutement du personnel, conformément aux besoins de la stratégie de l’unité et aux exigences budgétaires et programmatiques existantes ;
  • Assurer l’évaluation régulière des performances et la gestion des carrières de tout le personnel de l’unité ;
  • Assurer un reporting RH précis et opportun ;
  • Veiller à ce que les feuilles de présence, les plans de congés et les formulaires de sortie du personnel quittent l’unité en temps voulu.

COORDINATION ET COMMUNICATION INTERNE

• Communication interne
  • Faciliter la communication interne au sein de l’équipe de l’unité et le partage d’informations pour un environnement de travail positif ;
  • Assurer la mise en place de réunions régulières de l’équipe de l’unité ;
  • Assurer un reporting régulier au CP ;
  • Veiller à ce que tout risque pour la programmation, les projets ou le personnel d’IMPACT soit communiqué dès que possible au CP et (le cas échéant) au directeur des programmes nationaux d’IMPACT et aux chefs de service concernés du siège, et qu’il soit compris par ces derniers.
• Coordination avec Acted – valable dans tous les pays où les équipes d’IMPACT sont accueillies par Acted
  • Assurer une coordination régulière avec le développement de projets, les finances et les autres départements d’Acted à tous les stades de l’élaboration et de la mise en œuvre des projets de l’unité, y compris la participation aux réunions de lancement des projets et aux réunions sur les enseignements tirés, le soutien à la rédaction des mises à jour internes mensuelles (BFU, RFU, tableaux d’allocation, etc.), et le soutien à la rédaction des rapports des donateurs ou des demandes d’amendement ;
  • Assurer la conformité de l’ensemble du personnel de l’unité IMPACT aux procédures d’Acted FLAT et de sécurité ;
  • S’assurer que tout le personnel de l’Unité soit conscient et respecte pleinement les règlements d’Acted en termes d’administration, de logistique et de sécurité ;
  • S’assure que les mouvements de l’Unité soient coordonnés avec et validés par le département de sécurité d’Acted, selon la fréquence et les modalités demandées par ce dernier ;
  • Se mettre régulièrement en relation avec l’administration et les finances d’Acted pour planifier les déplacements, les voyages et les relations avec le personnel de l’Unité ;
  • Informer et coordonner immédiatement avec le CP/RPet le CD d’Acted si un membre du personnel d’IMPACT, ainsi que le personnel travaillant sous la supervision d’IMPACT, ne respecte pas les règles d’Acted, notamment en matière de sécurité.

ENGAGEMENT EXTERNE

• Engagement externe lié à la recherche, diffusion des produits et évaluation
  • En coordination avec le coordinateur national, s’assurer que les partenaires pertinents soient consultés et impliqués à toutes les étapes du cycle de recherche : la préparation de l’évaluation, la collecte des données, l’analyse des données, l’examen des produits de recherche, la diffusion des produits et les leçons apprises ; s’assurer que l’engagement des partenaires est documenté ;
  • S’assurer que les communications externes avec les partenaires et les principales parties prenantes, y compris les agences des Nations Unies concernées, le gouvernement local et national, et les ONG aient été menées et documentées comme il convient pour chaque cycle de recherche ;
  • Sous la direction du coordinateur national, s’engager dans la diffusion des produits de la recherche, notamment par le biais d’articles, de contenus sur les médias sociaux d’IMPACT, de courriels ciblés, de présentations, de réunions, etc., conformément aux directives de diffusion et de communication externe d’IMPACT et aux TdR de la recherche ;
  • Sous la supervision du siège d’IMPACT, veiller à ce que les produits de la recherche soient téléchargés dans les portails de données pertinents, comme indiqué dans les TdR de la recherche;
  • S’assurer que les leçons apprises soient recueillies et documentées à la fin de chaque cycle de recherche ;
  • Soutenir le coordinateur national dans la conduite du suivi et de l’évaluation, comme spécifié dans les termes de référence de la recherche et conformément aux directives d’IMPACT.
• Engagement stratégique externe
  • Engagement stratégique externe et diffusion des résultats avec les principales parties prenantes, ainsi que la coordination de l’engagement externe par l’ensemble du personnel de l’unité.
  • Sous la direction du CP, diriger le développement de contenu et d’informations pour le plaidoyer au niveau national
  • Développement de partenariats stratégiques avec les principales parties prenantes et décideurs humanitaires
  • Communication et consultation avec le CP et les autres membres du SMT, y compris le partage d’informations pertinentes et la garantie de liens efficaces et productifs avec le SMT
  • Assurer des interactions coordonnées et positives entre l’Unité et le personnel d’Acted
• Développement de projets
  • Soutenir le coordinateur national d’IMPACT dans l’engagement externe en relation avec la stratégie d’IMPACT ou (sur demande et avec le point focal) dans la collecte de fonds et la gestion des subventions.
  • Développer des propositions, des notes conceptuelles et un budget en étroite coordination avec le coordinateur pays d’IMPACT, en accord avec les stratégies de l’unité et du pays.