La FICR est une organisation composée de membres des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L'objectif général de la FICR est « d'inspirer, d'encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d'activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d'atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». Elle s'efforce de répondre aux besoins et d'améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises. 

La Fédération est assistée par un Secrétariat basé à Genève, avec des bureaux régionaux et nationaux dans le monde entier. Le Secrétariat est dirigé par le Secrétaire général de la FICR et assure la capacité centrale de la FICR à servir, connecter et représenter les Sociétés nationales. Les objectifs du Secrétariat comprennent l'appui aux mécanismes de gouvernance de la FICR ; l'établissement de normes et de standards ; la fourniture d'orientations ; la garantie de la cohérence ; la coordination et l'établissement de rapports sur les performances ; le partage des connaissances ; la promotion de la collaboration et du respect au sein du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge ; et l'élargissement de l'engagement avec les partenaires. Le siège du Secrétariat est organisé en trois grands groupes d'activités : (i) Partenariats, y compris le Mouvement et les Membres ; (ii) Programmes et Opérations ; et (iii) Gestion. Le Secrétariat dispose de cinq bureaux régionaux, répartis comme suit : Amériques (Panama) ; Afrique (Nairobi) ; Asie/Pacifique (Kuala Lumpur) ; Europe (Budapest) ; Moyen-Orient et Afrique du Nord (Beyrouth). 

Le Cluster Pays RCA et TCHAD de la Fédération Internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) recherche un (01) Assistant Administratif de Programme pour mettre en œuvre ses activités en RCA et au TCHAD. Le contrat proposé sera d’une durée déterminée (CDD) de six (6) mois avec une période probatoire conformément à la catégorie socioprofessionnelle qui devra être validée. Ce contrat pourra être renouvelé. 

Objectif du poste 

Documentation et correspondance : 

Fournir un appui à la préparation de la documentation du programme et de la correspondance pour le Cluster de Bangui. 

Fonctions et responsabilités du poste 

Démarches administratives : 

• Organiser et suivre les processus administratifs de la Délégation du Cluster conformément aux procédures et processus en vigueur. 
• Rappeler aux membres du personnel concernés les actions administratives nécessaires et les délais (rapports, délais, etc.). 
• Assurez-vous que l'équipement/matériel de bureau est fourni à tout le personnel et inventorié régulièrement, partagez le rapport avec les personnes concernées. 
• Suivre tous les contrats administratifs (bureau, résidences, hôtels, avocat, protocole, etc.) et s'assurer qu'ils soient renouvelés à temps pour éviter toute interruption dans la continuité des activités. 
• Mettre en place, avec l’appui des personnes techniques concernées du pôle, le package d’accueil et assurer sa mise à jour régulière. 
• Assurer une supervision efficace des agents d'entretien des bureaux et des résidences 

Gestion de la documentation : 

• Organiser les processus, l’enregistrement et le classement de la documentation et de la correspondance pour les processus de base. 
• Assurez-vous que toutes les activités sont conformes aux procédures applicables et prises en charge par des systèmes d’automatisation. 

Préparation des réunions et des ateliers : 

• Préparez-vous à toutes les réunions et ateliers pertinents de la FICR. 
• Enregistrez les points d’action et/ou rédigez les procès-verbaux et surveillez les actions de suivi si nécessaire. 

Soutien au programme : 

• Fournir un soutien de secrétariat, administratif et organisationnel aux programmes et opérations assignés. 
• Appuyer la mise en œuvre des activités d’urgence et autres opérations et programmes au sein du SN du Cluster de Bangui dans les délais (planifier, suivre la mise en œuvre, assurer le suivi technique) 
• Fournir un soutien au suivi de la gestion financière des fonds du projet conformément aux procédures de la FICR. 
• Participer à l’amélioration et à la rédaction des rapports de programme du projet et assurer leur qualité conformément aux exigences des donateurs. 
• Suivi et soutien des activités de collecte de données dans le cadre des évaluations des besoins. 
• Diriger/soutenir les NS dans le suivi, l’évaluation à mi-parcours, l’enquête de satisfaction de la communauté, l’évaluation de fin d’opération. 
• Promouvoir une approche stratégique à long terme des initiatives panafricaines ainsi que de l’adaptation et de l’atténuation du changement climatique, y compris la réponse verte, le relèvement et la programmation des migrations, tout en promouvant les programmes de transferts monétaires et en garantissant l’intégration de la protection, du genre et des droits de l’homme. 

Dispositions relatives aux tâches : 

• Organiser les formalités de service, y compris les réservations d'hôtel, le transport et l'assistance en matière de visa pour les collègues et les visiteurs voyageant vers et depuis le terrain. 

Traduction et interprétation : 

• Fournir un soutien en matière de traduction et d’interprétation pour les activités du bureau et du programme. 

Éducation 

Formation : 

• Baccalauréat en secrétariat, en études administratives ou dans d’autres domaines pertinents. 

Expérience 

Expérience professionnelle : 

• Expérience avérée dans des rôles de secrétariat, d’administration et d’organisation. 

Connaissances, compétences et langues 

Compétence linguistique : 

• Excellente maîtrise orale et écrite de l'anglais et du français. 

 Compétences techniques : 

• Bonnes compétences informatiques, y compris une expérience avec les systèmes ERP ou d’autres systèmes d’information informatisés. 

 Compétences organisationnelles : 

• Une attitude proactive avec la capacité de travailler de manière systématique. 
• Capacité à distinguer les problèmes majeurs des problèmes mineurs et à les traiter avec précision. 

 Compétences interpersonnelles et de communication : 

• Bonnes compétences interpersonnelles et de communication. 
• Joueur d’équipe avec la capacité de collaborer efficacement avec ses collègues. 

 Flexibilité et développement des relations : 

• Une attitude flexible axée sur l’établissement et le maintien de relations avec les partenaires et les Sociétés nationales. 

Compétences, valeurs et commentaires 

Valeurs : Diversité, Intégrité, Professionnalisme, Responsabilité 

Compétences : Travail en équipe ; Communication ; Jugement et prise de décision ; Établir un climat de confiance avec l'employeur et le personnel ; Capacité à traiter des questions confidentielles et avec une grande discrétion ; Relations nationales avec l'entreprise et les clients.