Vous rendrez compte au directeur des opérations et travaillerez en étroite collaboration avec les coordinateurs de zone, les chefs de base et gérerez techniquement l’équipe logistique en RDC.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.

Votre objectif : Le.la Coordinateur.rice logistique sera responsable de la gestion et de la coordination des activités logistiques en RDC et renforcera les compétences de l’équipe en matière de gestion et de planification. Le titulaire du poste dirigera également l’amélioration continue des systèmes logistiques en place et les modifiera si nécessaire. Il/elle fournira un soutien logistique efficace et opportun à tous les programmes en ce qui concerne l’approvisionnement, la gestion des stocks, les actifs, les locaux, la gestion du parc automobile et les communications. Il/elle sera également chargé d’anticiper les besoins et de mettre en place des processus logistiques qui faciliteront le fonctionnement de chaque domaine logistique, en particulier la gestion du parc automobile, le suivi des stocks et l’optimisation des achats.

Vous serez chargé(e) de :
Gestion de l’offre
• Soutenir la gestion et le suivi des commandes de projets dans la feuille de suivi des demandes de fournitures (SR), en veillant à ce que les dossiers soient à jour, exacts et gérés efficacement par les utilisateurs.
• Contribuer au développement d’une chaîne d’approvisionnement efficace et efficiente ; tenir à jour une base de données des fournisseurs locaux et des prix des biens et services les plus fréquemment demandés.
• Procéder à des analyses approfondies des fournisseurs et du marché et tenir à jour une liste de fournisseurs privilégiés.
• Assurer la coordination des achats entre les différentes bases en RDC.
• Gérer la procédure d’appel d’offres pour les contrats-cadres, la liste des fournisseurs préqualifiés et les achats à grande échelle pour les programmes.
• Soutenir les équipes de programme dans l’élaboration de plans de passation de marchés et procéder à un examen trimestriel de tous les plans de passation de marchés.
• Veiller à ce que les besoins en fournitures des projets soient planifiés, organisés et classés par ordre de priorité avec précision.
• Veiller à ce que tous les coordinateurs de zone et les gestionnaires de base aient établi des contrats-cadres, le cas échéant, et à ce que ces contrats soient examinés et renouvelés en temps utile.
• Effectuer des contrôles ponctuels sur les processus et les dossiers de passation de marchés lors des visites des bases.
• Former et conseiller le personnel sur la passation de marchés en temps opportun.

Gestion des entrepôts
• Soutenir une gestion efficace de l’entrepôt conformément aux lignes directrices de Concern.
• Soutenir la sécurité des stocks par la mise en œuvre de contrôles efficaces et de vérifications ponctuelles dans les entrepôts lors des visites sur le terrain. Veiller à ce que les magasiniers soient équipés de ce dont ils ont besoin pour faire leur travail et à ce que les locaux de stockage soient adaptés. Anticiper les besoins importants.
• Soumettre des rapports de stock précis et en temps voulu.
• Renforcer les capacités du personnel en matière de gestion des entrepôts.
• Enquêter sur tous les écarts de stock et fournir un rapport sur la procédure et les résultats.
• Organiser l’élimination des vieux stocks et des actifs.
• Assurer la qualité de la documentation pour la gestion des stocks, y compris : les listes de stocks par soutien/programmes et projets, l’utilisation précise des modèles, et le suivi efficace et efficient des notes de réception des marchandises et des formulaires de libération.
• Former les magasiniers à une gestion efficace et efficiente des stocks, en visitant systématiquement les stocks et en assurant des inventaires réguliers, en particulier à la fin des programmes.
• Formuler des recommandations sur l’amélioration du suivi des stocks entre les bases, en veillant à ce que les stocks en transit soient correctement identifiés et localisés.

Gestion des actifs, technologies de l’information et communications
• Assurer la maintenance régulière des équipements de communication en liaison avec le directeur des opérations et le coordinateur informatique.
• Former le personnel à l’utilisation du matériel de communication et aux protocoles de communication.
• Veiller à ce que le registre des immobilisations de la RDC soit mis à jour et vérifié tous les trimestres, avec copie au directeur des opérations.
• Veiller à ce que toutes les procédures et tous les documents relatifs à la gestion des actifs, conformément au manuel de logistique des préoccupations, soient en place et respectés.
• S’assurer que les biens sont protégés par des contrôles physiques conformément au manuel de logistique.
• S’assurer que des certificats de donation portant la signature du bénéficiaire sont obtenus et archivés pour tous les biens et équipements donnés aux bénéficiaires/groupes partenaires ou reçus des donateurs.
• S’assurer que tous les équipements de communication requis et disponibles sont installés et pleinement opérationnels : HF, VHF, satellite, réseau mobile, etc. et qu’ils fonctionnent correctement.

Rapports
• Examiner les rapports logistiques mensuels de toutes les bases, fournir un retour d’information aux équipes logistiques et aux responsables des bases et les communiquer au directeur des opérations.

Transport
• Veiller à ce qu’un système solide d’entretien des véhicules soit en place et que les travaux d’entretien fassent l’objet d’une documentation appropriée. Suivre de près l’entretien de la flotte.
• Assurer une flotte de transport bien entretenue et fonctionnelle pour les besoins du personnel et du matériel, y compris l’attribution de véhicules en RDC. Anticiper les besoins et analyser les problèmes.
• Examiner les rapports mensuels de transport et contrôler la consommation de carburant.
• Contrôler l’entretien des véhicules Concern par des prestataires de services externes.
• Assurer la formation des conducteurs et mettre en place un mécanisme de gestion des performances pour les inciter à prendre soin de la flotte.
• Proposer des solutions à moyen/long terme pour les bases où les véhicules font défaut de manière répétée, proposer une réorganisation de l’affectation des véhicules afin de favoriser les activités sur le terrain.

Renforcement et gestion des capacités
• Accorder une attention particulière à la formation des stagiaires dans le département logistique.
• Se rendre sur le terrain pour organiser des formations sur les systèmes, par exemple sur la logistique, l’approvisionnement, le transport, etc.
• Avec l’aide du directeur des opérations, développer et mettre en place des outils et des modèles de rapport.
• Identifier les possibilités de formation pour le personnel logistique.
• Revoir l’initiation à la logistique pour les nouveaux arrivants et l’organiser chaque fois que cela est possible.
• Assurer la gestion technique et la direction stratégique de l’équipe logistique de Concern RDC.

Autres fonctions :
• Participer aux initiatives de planification stratégique au niveau national et à d’autres tâches déterminées par la hiérarchie.
• Adhérer pleinement aux engagements et aux règles de la politique de protection des participants au programme et du code de conduite de Concern (P4 et CoC), y compris le respect de la confidentialité.
• Prendre des mesures actives pour traiter les questions d’égalité, en particulier en ce qui concerne le genre.
• Entreprendre toute autre tâche pertinente et raisonnable demandée par le supérieur hiérarchique.
• Participer activement à la stratégie d’intégration de la dimension de genre dans le programme et les opérations.
• Assurer la liaison avec le conseiller régional en logistique afin de mettre en œuvre les bonnes pratiques observées dans la région francophone.
• Couvrir des postes sur le terrain, le cas échéant.