POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE

• Subordonné à la coordination générale pays.
• Supervision directe des collaborateurs et collaboratrices du département Logistique
• Liens fonctionnels réguliers avec le binôme pays du siège composé du ou de la responsable programme et du.de la responsable support.

ACTIVITES PRINCIPALES DE LA FONCTION

Volet management

• Assurer le management et la supervision directe des collaborateur et collaboratrices de l’équipe Logistique : réunions hebdomadaires, planification des objectifs, suivi et évaluation. Leur apporter l’appui nécessaire à la réalisation de leurs tâches.
• Assurer le respect, la connaissance, la mise en application et la mise à jour des procédures et règlements logistiques en vigueur – considérant les meilleures pratiques et la conformité avec la législation locale. Former, accompagner et assurer la supervision des équipes dans le strict respect de l’application des procédures et règlements.
• Assurer la supervision technique des Responsables de Base et des chargés de support des bases, notamment avec des déplacements réguliers sur place.
• Participer activement au processus de contrôle interne de la mission et faire des propositions en matière de gestion des risques.
• Mettre en place et assurer le système d’accompagnement et de contrôle des partenaires de mise en œuvre des projets de la mission au niveau de la Logistique (y compris l’évaluation initiale, le plan de renforcement de compétences et son application, le suivi et le contrôle des partenaires).
• Participer aux discussions hebdomadaires de coordination visant à prendre les décisions et fixer les objectifs globaux pour la mission.

Volet gestion logistique et approvisionnement

• Fournir des conseils stratégiques en matière logistique à la coordination dans la gestion logistique. Alerter la coordination des risques, les évaluer avec elle, trouver les moyens de les atténuer et mettre en place une organisation adaptée.
• Coordonner et superviser les processus de planification
• Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds
• Structurer et renforcer l’archivage
• Être responsable du suivi de la mise en œuvre efficace des procédures globales d’approvisionnement (planification de la demande, achats, stock, distribution et activités transversales) et de l’utilisation d’outils pour soutenir les différentes activités d’approvisionnement, en proposant des ajustements en cas de besoin
• Être responsable de la définition, de la mise en œuvre et de la révision de la stratégie d’approvisionnement de la mission avec l’équipe de coordination en fonction du contexte et des besoins opérationnels, conformément aux protocoles, politiques et directives de MdM Suisse.
• Coordonner le processus continu d’analyse, d’intégration et d’évaluation des prestataires dans le répertoire des fournisseurs.
• Superviser la mise à jour régulière du répertoire des fournisseurs.
• Coordonner l’établissement et le suivi des plans d’achats annuels de l’ensemble des projets de la mission.
• Assurer la référence technique pour toutes les questions de support logistique et technique dans la mission.
• Assurer la bonne utilisation et la maintenance de l’informatique (ordinateurs, logiciels, sauvegarde, etc.) et des matériels de communication.
• Superviser et contrôler la gestion des biens immobiliers et mobiliers (gestion des stocks, gestion du parc IT et du parc véhicule, gestion des dons en nature).
• Participer au recrutement et former les équipes Logistiques aux procédures internes relatives à la gestion logistiques d’une mission humanitaire (approvisionnement, gestion des stocks, gestion d’un parc de véhicules et IT, etc.)
• Superviser l’ouverture de nouvelles bases nécessaires à l’implémentation de nouveaux projets