RESPONSABILITES

• Mettre en œuvre des procédures de gestion financière, afin d’assurerque le contrôle et la sécurité soient optimaux et assurer la disponibilité de fonds.
• Préparer des contrats de travail en conformité avec les prescriptions légales, en incluant quand nécessaire, des modifications spécifiques, afin d’assurer le respect du droit du travail local et fiscal.
• Saisir des données dans la base de données de la RH et les dossiers personnels, les maintenir à jour afin de faciliter la gestion des procédures RH.
• Mettre à jour les dossiers de sécurité sociale et d’impôts des employés pour répondre aux exigences et obligations réglementaires.
• Elaborer des fiches de paye mensuelles pour tout le personnel, modifier et mettre à jour les données nécessaires afin d’assurer la ponctualité et l’exactitude des salaires du personnel.
• Elaborer la dernière fiche de paie et les certificats de travail en fin de contrat afin de répondre aux exigences réglementaires tout en défendant les intérêts de MSF.
• Faire le suivi des contrats de location arrivant à expiration et informer le Responsable Administration à temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative.
• Assister le Responsable Administration avec les prévisions budgétaires mensuelles et la planification afin de pouvoir assurer le règlement des besoins quotidiens, avances sur salaires, salaires, etc.
• Traiter les paiements aux fournisseurs et garder un contrôle strict sur tous les documents requis, signalant toute disparité au Responsable Administration.
• Effectuer toutes les tâches et activités comptables, afin d’assurer un contrôle strict sur toutes les dépenses et la fiabilité des relevés et de la documentation.
• Faire en sorte que toutes les informations administratives soient accessibles à tout le personnel (affectations, réunions, etc.)
• Classer et préparer tous les éléments de comptabilité requis par le Responsable Administration.
• Classer les dossiers de comptabilité et rentrer les éléments de comptabilité dans le logiciel comptable, avec le soutien du Responsable Administration et / ou du Responsable Comptabilité (ACMA).
• Aider le Responsable Administration avec la traduction de documents dans la langue locale. Aider le Responsable Administration lors de réunions sur demande.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES A LA SECTION MSF/CONTEXTE

Dans le cadre du lancement d’activités opérationnelles de Médecins Sans Frontières au Sénégal, l’assitant FIN/RH aura comme responsabilités spécifiques:

• Collaborer avec le bureau de Dakar pour veiller à l’application de la réglementation en vigueur dans le pays et interne à MSF.
• Supporter le Coordinateur RH et Finance dans la mise en œuvre des politiques financières et de ressources humaines de la mission, pour le lancement d’activités opérationnelles.
• Assurer le paiement des prestataires de services et des achats pour les besoins de la mission.
• Assurer le suivi des arrivées et des départs, et organiser les logements correspondant à Dakar.
• Assurer les booking de vols entre le Sénégal et la Mauritanie.